Πολλές φορές πολίτες χρειάζεται να επικοινωνήσουν τηλεφωνικά με δημόσιες υπηρεσίες για να διευθετήσουν διάφορες υποθέσεις τους (π.χ. συνταξιοδοτικές, ασφαλιστικές, δικαστικές) που εκκρεμούν στο εξωτερικό. Για τον σκοπό αυτό ζητούν συνήθως το τηλεφώνημα να το κάνει κάποιος μεταφραστής. Η επικοινωνία αυτή που γίνεται μέσω τηλεφώνου συνιστά ουσιαστικά μια μορφή κοινοτικής διερμηνείας και για να προετοιμαστείτε σωστά για τη διεξαγωγή της δημιουργήσαμε τον παρακάτω οδηγό.
Ενημερώστε τον διερμηνέα για την υπόθεση
Μπορεί ένα τηλεφώνημα να σας φαίνεται απλοϊκό, για την ορθή και ποιοτική εξυπηρέτησή σας όμως δεν είναι. Η προετοιμασία συνιστά πάντα ένα σημαντικό κομμάτι της δουλειάς μας. Πριν από το τηλεφώνημα, λοιπόν, φροντίστε να ενημερώσετε τον διερμηνέα σχετικά με την υπόθεσή σας. Εάν χρειαστεί, δώστε του και σχετικά έγγραφα που τυχόν έχετε στην κατοχή σας για να τα μελετήσει εκ των προτέρων. Έτσι, ο διερμηνέας μπορεί να ενημερωθεί για τους νόμους και τις διαδικασίες που εφαρμόζονται στην περίπτωσή σας ή για τεχνικά ζητήματα που αφορούν το αίτημά σας. Επιπλέον, μελετά και προετοιμάζει το ιδιαίτερο λεξιλόγιο και την ορολογία που πιθανότατα θα προκύψει κατά τη συνομιλία. Έτσι διασφαλίζει την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας.
Φροντίστε να είστε κι εσείς παρών στο τηλεφώνημα
Πολλές φορές οι πελάτες θεωρούν ότι θα πάρουμε μόνοι μας τηλέφωνο για να μάθουμε αυτό που τους ενδιαφέρει και θα τους ενημερώσουμε μετά. Μην ξεχνάτε, όμως, ότι ο ρόλος του διερμηνέα είναι αυτός του διαμεσολαβητή που προσλαμβάνεται ανά περίσταση. Δεν λειτουργεί ως γραμματέας ή βοηθός που βρίσκεται πάντα δίπλα σας. Αυτό σημαίνει ότι δεν έχει παρακολουθήσει όλο το ιστορικό μιας υπόθεσης από την αρχή κι από κοντά και μπορεί να μην έχουν περιέλθει σε γνώση του κάποιες από τις επιμέρους πτυχές ενός γεγονότος. Για τον λόγο αυτό είναι απαραίτητο να είστε παρών κι εσείς στον διάλογο, ως καλύτερος γνώστης της δικής σας υπόθεσης. Έτσι, μπορείτε να δώσετε επαρκείς απαντήσεις σε όλες τις ερωτήσεις που θέτει ο συνδιαλεγόμενός σας και να διευκρινίσετε πλήρως κάθε λεπτομέρεια που μπορεί να σας ενδιαφέρει.
Προγραμματίστε επαρκή χρόνο για το τηλεφώνημα
Πολλές φορές θεωρούμε ότι ένα τηλεφώνημα κρατάει λίγο, 5-10 λεπτά το πολύ. Λάβετε, όμως, υπόψη ότι μπορεί να χρειαστούν περισσότερα τηλεφωνήματα για να τελειώσει μια διαδικασία ή να σας παραπέμψουν σε άλλο αρμόδιο τμήμα για να συνομιλήσετε. Είναι καλό να δεσμεύετε ένα εύλογο χρονικό περιθώριο από τον χρόνο του διερμηνέα για να είστε σίγουροι ότι η δουλειά σας θα ολοκληρωθεί με ασφάλεια. Επίσης, όπου είναι εφικτό, προσπαθήστε να προσυνεννοείστε με την υπηρεσία προκειμένου να ορίσετε συγκεκριμένο ραντεβού για την πραγματοποίηση της κλήσης.
